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Più l'impresa cresce, più perdo il controllo di conti e costi. Da dove riparto?

Quando siete in pochi i conti stanno nella testa del titolare. Quando si cresce no, e quattro fogli Excel che non si parlano non reggono. Non serve controllare tutto: servono tre numeri per cantiere. Quanto avevi previsto di spendere, quanto hai speso finora tra ore e fatture, quanto resta da incassare. Esempio con numeri inventati: costi previsti 30.000 euro, lavoro fatto al 60%, quindi dovresti aver speso 18.000. Se hai speso 21.000, sei 3.000 sopra e lo sai a metà lavoro, non a fine. Lunedì: prendi i tre cantieri più grossi e scrivi i tre numeri su un solo foglio, da aggiornare ogni venerdì.

Per approfondire: Gestione cantiere con Excel: dove funziona e dove smette

Nel preventivo uso prezzi di tre anni fa presi dal mio Excel, oggi magari triplicati. Come mi proteggo?

Metti una data accanto a ogni prezzo: quella dell'ultimo acquisto vero, preso dalla fattura del fornitore, non il prezzo che ricordi. Regola pratica: se ha più di sei mesi è un prezzo vecchio, e prima di usarlo chiedi conferma al fornitore. Esempio con numeri inventati: un materiale segnato 10 euro al metro quadro nel foglio e 14 sull'ultima fattura. Su 300 metri quadri sono 1.200 euro che non avevi preventivato. Seconda difesa: scrivi sul preventivo una validità breve, per esempio 30 giorni. Lunedì: aggiungi al foglio la colonna «data ultimo acquisto» e colora di rosso i prezzi più vecchi di sei mesi.

Per approfondire: Analisi prezzo di una voce edile: il calcolatore

Portiamo 30 pannelli d'armatura in cantiere e a fine lavoro ne tornano 20. Dove finisce la roba?

Succede a tutti, e si risolve con una cosa noiosa: un foglio di carico e scarico per ogni cantiere. A ogni viaggio scrivi cosa esce e chi lo firma, a fine lavoro rifai la conta. Esempio con numeri inventati: mancano 10 pannelli da 25 euro l'uno, sono 250 euro. Li addebiti al cantiere, non alle spese generali, così il costo si vede e il prossimo preventivo ne tiene conto. Stesso discorso per il materiale avanzato che rientra in magazzino: non scriverlo a costo zero, aggiungi il trasporto, altrimenti credi di avere un valore che non c'è. Lunedì: stampa il foglio e mettilo nel furgone del caposquadra.

Il pieno del furgone e le spese con la carta non hanno fattura. Come le attribuisco al cantiere giusto?

Quello che non registri sparisce dai numeri, e il cantiere sembra guadagnare più di quanto guadagna. Regola semplice: ogni scontrino ha una foto e una sola scelta, «questo cantiere» oppure «spese generali». Il pieno del furgone di solito è spesa generale, il noleggio di una macchina per un lavoro preciso è del cantiere. Con la carta non aspettare fine mese: 1.200 euro di trasferte caricate tutte insieme non ti dicono niente. Meglio quindici minuti ogni venerdì. Per come trattarle a fini fiscali, sentite il commercialista. Lunedì: dai al caposquadra una cartella sul telefono dove scattare le foto degli scontrini.

I conti dei cantieri mi tornano, ma non ho mai guardato il costo vero voce per voce. Da dove parto?

Se i conti tornano siete già bravi, ma un totale giusto può nascondere compensazioni: una voce che guadagna copre quella che perde. Non analizzare tutto. Scegli due o tre lavorazioni che fate sempre, per esempio getto e finitura, e per tre cantieri scrivi ore e materiale sulla stessa voce. Esempio con numeri inventati: avevate previsto 2 giorni per due operai, ne servono 3. A 30 euro l'ora sono 2 operai per 8 ore per 30 euro, cioè 480 euro in più. Dopo tre cantieri hai uno storico tuo, non un'impressione. Lunedì: scegli la voce e chiedi al caposquadra di segnare le ore col nome della lavorazione.

Per approfondire: Costi di commessa: come si controllano a cantiere aperto

Il fornitore scrive pagamento a vista in fattura, ma noi abbiamo accordi a 60 giorni. Come tengo le scadenze vere?

Vale l'accordo, non quello che è stampato in fattura, ma l'accordo deve stare scritto da qualche parte che non sia la memoria. Per ogni fornitore segna una condizione standard (30, 60 o 90 giorni dalla data fattura) e calcola da quella la scadenza. Se una fattura fa eccezione, correggi solo quella. Esempio: fattura del 10 marzo da 3.000 euro con «a vista» ma accordo a 60 giorni: scade il 9 maggio, non il 10 marzo. Se non correggi, vedi uscite che non esistono e sbagli la previsione di cassa. Conferma l'accordo con una mail al fornitore. Lunedì: elenco dei dieci fornitori principali con a fianco i giorni concordati.

Per approfondire: Scadenzario pagamenti: come tenerlo in un'impresa edile